Urs verwaltet 120 Mietobjekte in der Region Bern. Er weiss, dass seine Verwaltung modernisiert werden muss — aber er weiss nicht, wo er anfangen soll. Digitalisierung klingt nach einem Grossprojekt, das Monate dauert und viel Geld kostet. Muss es nicht sein.
Diese Checkliste zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Hausverwaltung in 90 Tagen Schritt für Schritt digitalisieren — ohne Systemwechsel über Nacht, ohne IT-Abteilung, ohne Chaos im laufenden Betrieb.
Phase 1 (Tage 1–30): Grundlagen schaffen
Kommunikation und Erreichbarkeit
✓ Analysieren Sie, wo Ihre Zeit wirklich bleibt
Notieren Sie eine Woche lang, wie viele Anrufe Sie täglich erhalten, welche Themen wiederholt auftauchen und wie lange Sie pro Anruf beschäftigt sind. Viele Verwaltungen stellen dabei fest, dass 60–70 % der Anrufe dieselben fünf Fragen betreffen — Nebenkosten, Reparaturen, Schlüssel, Haustiererlaubnis, Kündigungsfristen. Ohne diese Bestandsaufnahme digitalisieren Sie ins Blaue.
✓ Ersetzen Sie die Combox durch eine strukturierte Lösung
Eine Combox ist kein Kommunikationskanal — sie ist ein Frustrationsgenerator. Gemäss einer Befragung des Hauseigentümerverbands HEV Schweiz erwarten Mieter heute eine Reaktionszeit von unter vier Stunden. Wer das mit einer Combox erreichen will, arbeitet rund um die Uhr. Schauen Sie sich an, warum Combox und Anrufbeantworter Ihre Mieter frustrieren — und welche Alternativen es gibt.
✓ Definieren Sie Ihre Notfallprozesse schriftlich
Was ist ein Notfall? Wassereinbruch: ja. Defekte Glühbirne: nein. Ohne klare Definition landen beides beim gleichen Kanal, zur gleichen Zeit, mit der gleichen Dringlichkeit. Halten Sie fest, welche Ereignisse sofortige Reaktion erfordern, und wer wann erreichbar ist.
✓ Prüfen Sie Ihr bestehendes Verwaltungssystem
Ob Sie GARAIO REM, Fairwalter, Abacus oder Rimo R5 einsetzen — die meisten Systeme sind bereits digitalisierungsfähig, werden aber nicht ausgeschöpft. Klären Sie mit Ihrem Anbieter, welche Funktionen Sie noch nicht nutzen: automatische Erinnerungen, digitale Akten, Schnittstellen zu Drittanbietern.
Phase 2 (Tage 31–60): Kernprozesse automatisieren
Schadensmeldungen und Mieteranfragen
✓ Digitalisieren Sie Schadensmeldungen konsequent
Telefonische Schadensmeldungen sind fehleranfällig. Informationen gehen verloren, Rückfragen häufen sich, und der Hauswart erhält am Ende eine unvollständige Aufgabe. Wie Schadensmeldungen per Telefon zu Informationsverlust führen — und was dagegen hilft — ist ein Problem, das strukturell gelöst werden muss, nicht durch mehr Sorgfalt im Einzelfall.
Führen Sie ein digitales Formular oder einen strukturierten Meldeprozess ein, der Adresse, Beschreibung, Dringlichkeit und Kontaktdaten automatisch erfasst.
✓ Automatisieren Sie wiederkehrende Mieterfragen
Nebenkostenabrechnung verschickt? Dann wissen Sie, was kommt: Anrufe. Dieselben Fragen, Dutzende Male. Rückfragen zur Nebenkostenabrechnung lassen sich automatisiert beantworten — das entlastet Ihr Team in den Wochen nach dem Versand erheblich.
✓ Strukturieren Sie die Hauswart-Koordination
Telefonisches Ping-Pong zwischen Verwaltung, Mieter und Hauswart kostet täglich Zeit, die niemand einplant. Digitale Aufgabenzuweisung mit klarem Status — offen, in Bearbeitung, erledigt — reduziert Rückfragen auf beiden Seiten. Das ist kein Luxus, das ist Grundhygiene.
✓ Überprüfen Sie Ihre Datenschutz-Compliance nach DSG
Seit der Revision des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG, in Kraft seit September 2023) gelten verschärfte Anforderungen an die Bearbeitung von Personendaten. Mieterkorrespondenz, Schadensmeldungen, Telefonnotizen — all das sind Personendaten. Klären Sie, wo diese gespeichert werden, wer Zugriff hat und wie lange sie aufbewahrt werden.
Phase 3 (Tage 61–90): Skalieren und stabilisieren
Buchhaltung, Reporting und Qualitätssicherung
✓ Verbinden Sie Telefon und Buchhaltung
Viele Verwaltungen digitalisieren ihre Buchhaltung, lassen aber den Kommunikationskanal analog. Das erzeugt Medienbrüche: Ein Mieter meldet telefonisch eine Reparatur, die manuell ins System übertragen wird, wo sie dann mit der Abrechnung verknüpft werden muss. Prüfen Sie, ob Ihr Telefon- oder Kommunikationstool eine Schnittstelle zu Ihrer Buchhaltungslösung bietet — oder ob sich Prozesse zumindest standardisieren lassen.
✓ Messen Sie, was sich verändert hat
Nach 90 Tagen sollten Sie konkrete Zahlen haben: Wie viele Anrufe gehen täglich ein? Wie viele werden im Erstkontakt gelöst? Wie lange dauert die Bearbeitung einer Schadensmeldung von Eingang bis Abschluss? Gemäss dem Bundesamt für Statistik BFS arbeiten Immobilienverwaltungen in der Schweiz zunehmend unter Margendruck — wer nicht misst, kann nicht optimieren.
✓ Schulen Sie Ihr Team — aber realistisch
Digitalisierung scheitert selten an der Technik. Sie scheitert an der Einführung. Planen Sie für jedes neue Tool eine kurze, praxisnahe Einführung ein: 30 Minuten, konkrete Beispiele aus dem eigenen Betrieb, kein PowerPoint. Wer das überspringt, kauft Software, die nach drei Monaten niemand mehr nutzt.
✓ Nicht jede Hausverwaltung braucht alles auf einmal
Das ist eine ehrliche Einschätzung: Wer fünf Liegenschaften verwaltet, braucht kein Enterprise-System. Wer 500 verwaltet, kommt ohne Automatisierung nicht mehr aus. Der SVIT Schweiz empfiehlt Verwaltungen, Digitalisierungsmassnahmen nach Volumen und Prozessreife zu priorisieren — nicht nach Trend. Hören Sie auf das, was Ihr Betrieb tatsächlich braucht.
Abschluss: Was nach 90 Tagen realistisch möglich ist
90 Tage reichen nicht für eine vollständige Transformation. Sie reichen für einen strukturierten Einstieg, der Ihnen täglich Zeit zurückgibt. Wer mit Telefon und Schadensmeldungen beginnt, hat die grössten Hebel zuerst angepackt — denn dort verlieren die meisten Verwaltungen am meisten Zeit.
Der nächste Schritt ist nicht der perfekte Plan. Er ist der erste umgesetzte Punkt auf dieser Liste.---
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